Como dizia Aristóteles: “bem começado, é metade feito”. Atualmente todos reconhecem a importância de se investir tempo em um bom planejamento antes de realizar qualquer ação ou estratégia. A materialização deste processo se dá na formalização e registro de um plano de ação. Este por sua vez é o detalhamento ordenado de todas as ações necessárias para atingir um resultado desejado.
Apesar da relevância e simplicidade, muitas pessoas têm dificuldades em construir planos consistentes. É comum encontrarmos um conjunto de ações que não garantem o atingimento do resultado desejado, e/ou que não evitam a recorrência de um problema. Isto acontece devido à dificuldade de enxergar a relação de causa e efeito entre ações e os resultados esperados.
Uma das ferramentas que auxilia na construção de um plano de ação é o 5W2H, que é determinado por meio da resposta às perguntas chaves contido na matriz: What? – O que?, Why? – Por que?, How? – Como?, Who? – Quem?, Where? – Onde?, When? – Quando?, How Far? – Até quando?, How Much? – Quanto custa?. Para fazer um plano de ação que sirva como a melhor referência do que será realizado, devemos nos atentar para alguns itens.
Inicialmente, é fundamental determinar qual é o resultado almejado como meta. Para isso, pode-se verificar como está a situação atual do indicador pertinente e estabelecer a situação futura desejada. Assim, é possível ter uma noção clara das ações que devem ser definidas. Estas devem ser poucas e prioritárias, como uma referencia devem ter entre 3 a 5 por plano.
Na descrição dos elementos da matriz 5W2H alguns itens são fundamentais:
– Quando estamos tratando de plano para a solução de um problema é fundamental ter ações para eliminar as causas. Elas devem ser estabelecidas de forma a garantir que não ocorrerá a reincidência. Neste sentido, ações de conscientização não são suficientes.
Por exemplo: As campanhas de conscientização contra o fumo apenas aumentam a consciência das pessoas quanto aos efeitos maléficos do tabaco, mas não garante que todos parem de fumar.
– Sempre se deve estabelecer uma ação de contenção de curto prazo para que os impactos causados pelo problema sejam eliminados ou minimizados.
Exemplo: Quando existe uma goteira (problema), costuma-se colocar um balde (ação de contenção) para evitar que a água se espalhe, antes de concertar o buraco gerador da goteira.
– Deve-se estabelecer a maneira de comprovar a execução das ações por meio de evidências. Isto tem que estar descrito no “como” em uma das etapas na matriz, e pode ser demonstrada por meio de atas, registros, gestão visual, dentre outros.
– Deve-se prever a padronização das ações que foram eficazes. Isto é consumada com a elaboração de métodos ou procedimentos que perenizem a aplicação das mesmas. Este item é essencial para garantir a melhoria e a não recorrência dos problemas.
– O plano deve prever ações de treinamento para que as pessoas envolvidas sejam capacitadas nos novos processos e padrões estabelecidos. O registro de treinamento (ex:. lista de presença ) deve ser incluído como uma evidencia.
– Deve-se descrever quando a eficácia das ações vai ser verificada. Isto pode ser feito por meio da mensuração do indicador de referência para o plano de ação, que também deve ter sido medido antes da sua elaboração.
Seguindo minimamente estes pontos acima, com certeza, já obterá resultados mais consistentes na solução de problemas. E na sua organização, quais itens são considerados nos planos de ação?
